Vrachtbrieven invullen
Om financiële schade vóór te zijn moeten vrachtbrieven goed en volledig zijn ingevuld. Wij geven u een aantal tips.
Op het verkeerd of onvolledig invullen van vrachtbrieven staan sinds 1 januari 2021 flinke boetes. En er is meer om op te letten. Want waar tekent uw chauffeur eigenlijk voor? En hoe voorkomt u problemen rond aansprakelijkheid? We helpen u graag op weg. Dan weet u waar u aan toe bent en kunt u financiële schade voorkomen.
Goederen goed erin en goed eruit
- Bij het tekenen van een vrachtbrief zonder voorbehoud gaat de wet ervan uit dat de goederen compleet en onbeschadigd geladen zijn. Staan daarover geen opmerkingen op de vrachtbrief? Dan bent u als vervoerder aansprakelijk voor schade en manco’s bij aflevering.
- Elke vervoerder heeft controleplicht. Daarvoor tekent uw chauffeur de vrachtbrief waarop staat wat precies in welke staat wordt meegenomen. Zijn er goederen beschadigd? Kloppen de aantallen, de temperatuur, de stuwage en is alles goed gezekerd? Dit is hét moment voor uw chauffeur om de lading te controleren.
- Maak voor alles wat niet klopt een voorbehoud op de vrachtbrief. Let erop dat de afkorting OVB, of een OVB-stempel dan niet genoeg is. Noteer duidelijk wat niet conform de vrachtbrief is. Bijvoorbeeld: ingezakte dozen geladen, verpakking beschadigd, temperatuur xx C°.
- Kan of mag uw chauffeur de vracht niet zelf controleren? Noteer ook dat als voorbehoud op de vrachtbrief. Bijvoorbeeld: niet tijdens laden aanwezig kunnen/mogen zijn en vracht niet op schade kunnen controleren.
- De afzender/belader moet een vrachtbrief met voorbehoud óók ondertekenen. Anders heeft het (juridisch) geen waarde. Accepteert de afzender het voorbehoud niet? Overleg dan altijd met planning. Of vraag als eigen rijder een schriftelijke bevestiging van de opdrachtgever. Een e-mail of appje is genoeg om te bewijzen dat de opdrachtgever verantwoordelijkheid neemt.
- Een voorbehoud maken op een bijna ingestorte pallet is goed. Maar het is beter om te bellen en vracht niet mee te nemen als vooraf al duidelijk is dat de pallet het transport niet gaat overleven.
- Noteer zegelnummer en check eventuele sloten (containers, voorbeladen trailers).
Belangrijk: lever altijd af op het adres zoals vermeld op de vrachtbrief. Wordt u naar een ander adres gestuurd of wil men niet lossen? Vraag altijd instructies bij planning of de opdrachtgever. Er is maar één partij die instructies mag geven en dat is de afzender.
Tips
- Zorg dat uw chauffeur weet waarom en hoe lading gecontroleerd moet worden. En wat te doen bij twijfel of afwijkingen. Zorg ervoor dat de chauffeur zich niet met een kluitje in het riet laat sturen.
- Accepteer algemene voorbehouden van de ontvanger zoals ‘pallet beschadigd’ niet. De ontvanger moet uitdrukkelijk noteren hóe en wat er geconstateerd wordt. Zo kan er achteraf nooit meer geclaimd worden dan de werkelijke schade of manco.
- Laat de chauffeur gemotiveerde voorbehouden op de vrachtbrief zetten en de afzender deze bemerkingen ook ondertekenen.
- Maak altijd foto’s van wat als schade wordt aangemerkt en meld iedere afwijking of bemerking direct aan de planner of opdrachtgever.
- Laat de chauffeur nooit bij een losadres afleveren zonder aftekende vrachtbrief.
