Een vervoersopdracht aannemen
Val niet met uw vracht tussen wal en schip. We geven u tips waar u op moet letten bij vervoersopdrachten.
Transport over de weg kent risico’s. Het is niet anders. Maar veel is wel te voorkomen. Hier kunt u als vervoerder op letten in de (contractuele) verhouding met een opdrachtgever. Om discussies over aansprakelijkheid achteraf te voorkomen. En ook vooraf duidelijk is wie bij ladingschade of diefstal de rekening betaalt.
Voor vervoersopdrachten geldt: Afspraak is afspraak
Afspraken met uw opdrachtgever
1. Inventariseer voordat u de vervoersopdracht aanneemt eerst alles wat hiervoor belangrijk is:
- Is de opdracht redelijkerwijs uit te voeren?
- Past het binnen de tijds- en ritplanning?
- Om welk soort goederen gaat het, en wat is het gewicht?
- Zijn er speciale instructies of afwijkende voorwaarden?
- Waar zijn het laad- en losadres?
- Is er sprake van gevoelige of diefstalgevoelige lading?
- Is uw materiaal daarvoor geschikt? Of zijn er capabele ondervervoerders die de opdracht voor u kunnen en mogen uitvoeren?
Tip: Wees ook duidelijk over verpakking. Wijs de opdrachtgever op een transportwaardige verpakking. Gaan de goederen in groupage? Weet dat de goederen inclusief verpakking daartegen bestand moeten zijn. Loop eventueel samen het goederentraject door om de risico’s en knelpunten vooraf te benoemen. Maak duidelijk dat uw aansprakelijkheid beperkt is. En adviseer de opdrachtgever bij hoge waardes zelf voor een goederenverzekering te zorgen.
2. Op het moment dat u de vracht in ontvangst neemt, bent u er als vervoerder ook verantwoordelijk voor.
Maak daarom heldere afspraken over dit moment. Met de opdrachtgever, maar ook met uw chauffeur. De chauffeur moet de goederen controleren op ‘aantal’ en ‘uitwendige staat’. Gebeurt dat niet? Dan draait u op voor de schade die er op het moment van laden al was en/of de goederen die niet eens geladen bleken te zijn.
3. Overleg met de opdrachtgever over opdrachtinstructies, vervoersinstructies en het uitvoeren hiervan.
Leg wat hieruit komt vast en weet dat u zich aan deze afspraken moet houden. Doet u als vervoerder niet wat is afgesproken? Dan wordt u daar letterlijk op afgerekend als het misgaat.
Tips
- Maak een checklist van onderwerpen die u met de opdrachtgever bespreekt vóórdat u de opdracht aanneemt.
- Bevestig wat u aanneemt en overeenkomt.
- Leg afspraken vast over beveiligingseisen, documenten en aansprakelijkheden.
- Instrueer medewerkers zoals planners en chauffeurs over hun taken en verantwoordelijkheden in het vervoerstraject. Koppel terug wat niet duidelijk is of niet gaat werken.
- Ga na of uw verzekering goed aansluit op de opdracht die u aanneemt en op wat u vervoert.
Afspraken met de ondervoerder
- Werk met capabele en vertrouwde partners. U blijft ten opzichte van uw opdrachtgever verantwoordelijk voor de gedragingen van uw ondergeschikten (artikel 3 CMR), ook voor hun fouten of onkunde.
- Zorg ervoor dat alles wat u met de opdrachtgever afstemt een-op-een doorgaat naar de ondervervoerder. Voorwaarden, instructies enzovoort. Laat het niet gebeuren dat ondervervoerder achteraf zegt: “Dat wist ik niet.”
- Check de ondervervoerder op verzekeringen, kwaliteit, betrouwbaarheid enzovoort. Zeker bij digitale vrachtuitwisseling en bij vervoer van meer waardevollere of bijzondere goederen.
- Werk zoveel mogelijk met een charterovereenkomst waarin u alles vooraf vastlegt.
