Extra documenten? Wees alert!

Chauffeurs krijgen, behalve een vrachtbrief, soms ook andere documenten mee. Bijvoorbeeld als er sprake is van accijnzen, subsidieregelingen of inklaringen. Dat gebeurt de ene keer vooraf via de opdrachtgever of de afdeling Planning, maar soms ook terloops bij de laadplaats. In alle gevallen is de vervoerder verantwoordelijk voor een correcte afhandeling van deze documenten.

Hoe zit het precies?

De afhandeling van documenten lijkt simpel, maar wil nog wel eens verkeerd gaan. De chauffeur vergeet iets af te geven, iemand anders zegt dat hij het wel even regelt, enzovoort. Verloopt de afhandeling van de documenten niet correct, dan draait de vervoerder op voor bijvoorbeeld gevolgschade en niet betaalde accijnzen en douanerechten. De vervoerder is namelijk aansprakelijk volgens het CMR-Verdrag: een overeenkomst tussen Europese landen voor goederenvervoer over de weg. In artikel 11.3 van dit verdrag staat dat de vervoerder verplicht is om te voldoen aan de opdracht tot (juiste) behandeling van meegekregen documenten “ter voldoening aan douane- en andere formaliteiten”.

Een voorbeeld uit de praktijk

Stel, een chauffeur levert goederen af bij een boot in Antwerpen. Door files onderweg is hij laat, maar nog net op tijd om te lossen. Vervolgens krijgt hij de vrachtbrief terug, maar niet het douaneformulier. “Dat regelen wij wel,” zegt het bootpersoneel. Maar helaas, dat gebeurt niet. Gevolg: een naheffing via de douane van 152.000 euro voor btw en accijnzen. De vervoerder heeft geen bewijs dat hij het douaneformulier correct heeft afgehandeld en wordt dus aansprakelijk gesteld. De eigenaar van de goederen krijgt ook nog eens te maken met enorme schadeposten, zoals boetes, misgelopen subsidies en niet betaalde accijnzen. Hij verhaalt deze schade ook op de vervoerder.

Tips

Als vervoerder kunt u zelf actie ondernemen om bovenstaande moeilijkheden te voorkomen. TVM geeft een paar tips:

1.    Zorg voor bewustwording in uw bedrijf 
Maak aan alle medewerkers (management, afdeling Planning, chauffeurs) duidelijk dat er grote risico’s kleven aan documenten die niet goed worden afgehandeld. U kunt ook een algeheel verbod overwegen: chauffeurs mogen dan geen documenten meer aannemen als zij deze niet via de afdeling Planning hebben gekregen.

2.    Biedt de afdeling Planning duidelijke instructies
Geef duidelijk aan wat zij wel en niet moeten doen als het gaat om de afhandeling van documenten.  Bijvoorbeeld: “Aanvullende instructies bij documenten? Kijk of het redelijkerwijs te doen is. Zo niet, stem dan af met de opdrachtgever.”

3.    Biedt de chauffeurs duidelijke instructies
Geef duidelijk aan wat zij wel en niet mogen doen bij het aannemen van documenten en aanvullende instructies. Bijvoorbeeld: “Hou je strikt aan de instructies die je hebt meegekregen. Krijg je andere instructies? Stem dan altijd af met de afdeling Planning.”

4.    Geef aan wat uw medewerkers moeten doen als het toch fout gaat
Laat uw planners en chauffeurs weten wat ze moeten doen als een document toch niet goed is afgehandeld. Bijvoorbeeld: “Is er toch iets niet goed gegaan bij de afhandeling van documenten? Overleg zo snel mogelijk met de opdrachtgever. Wie weet valt er nog iets te doen om de schade te beperken.”