De nachtmerrie van elke transportonderneming
Het is de nachtmerrie van elke transportonderneming. En natuurlijk ook van de klant en de verzekeraar: een ladingdiefstal. Volgens brancheorganisatie TLN wordt het bedrijfsleven wereldwijd voor 350 miljoen euro per jaar gedupeerd door ladingdieven. Het gemiddelde schadebedrag is zo’n 140.000 euro.
"Ladingdiefstal is een marktbreed probleem"
Transport- en logistiek dienstverlener VDH (Van Dongen Heestermans) uit Moerdijk werd in 2022 en 2023 meerdere keren het slachtoffer van ladingdiefstal. Het ging bij VDH om diefstal van transporten waarbij criminelen het specifiek hadden voorzien op zonnepanelen. “Wij zijn natuurlijk niet de enigen die hiermee te maken hebben gehad. Het is een markt breed probleem”, benadrukt directeur en mede-eigenaar Martijn Heestermans. “Maar het is ontzettend vervelend. Je wordt niet alleen financieel getroffen, het is ook niet goed voor je naam. Je wilt in de markt bekend staan als een betrouwbare partij waar klanten van op aan kunnen. Daarom zijn we direct aan de slag gegaan om het probleem te tackelen”, vertelt Martijn.
Nieuwe, innovatieve werkwijze met veiligheidschecks
Mede door de invoering van een nieuwe, innovatieve werkwijze waarbij diverse veiligheidschecks zijn ingebouwd, heeft VDH in 2024 geen last meer gehad van ladingdieven. “Daar zijn we heel blij mee, maar dat betekent niet dat we nu achterover kunnen leunen. We blijven continu alert want criminelen zijn nu eenmaal vindingrijk. Ladingdiefstallen zullen in de transportwereld nooit helemaal voorkomen kunnen worden.”
Proces strakker organiseren
Nadat malafide vrachtwagenchauffeurs in korte tijd enkele keren hadden toegeslagen bij verschillende locaties van VDH hield het bedrijf zijn werkwijze kritisch tegen het licht. “We zijn in gesprek gegaan met onze softwareontwikkelaar en met de adviseurs van TVM om te kijken hoe we ons proces strakker konden organiseren”, vertelt Martijn. Ook hebben we ons licht opgestoken bij bedrijven die al langer een vooruitstrevende aanpak hanteerden om ladingdiefstallen tegen te gaan.”
De oplosssing: meer standaardcontroles
VDH kwam tot de conclusie dat er in het operationele proces meerdere standaardcontroles ingebouwd moesten worden. Vooral de veiligheid bij het aanmeldproces moest verbeterd worden, aldus Martijn. Om te voorkomen dat een criminele chauffeur met behulp van een verkeerde of een vervalste referentie ervandoor kan gaan met een kostbare lading, moeten transporteurs zich bij VDH voortaan tweemaal aanmelden.
"De chauffeur meldt zich aan bij bij onze kiosk"
“De eerste keer doet de transporteur dat online via een link die wij hebben gestuurd zodat wij precies weten wie de vracht komt ophalen en wat het kenteken van de vrachtwagen is. Eenmaal aangekomen op onze locatie moet de chauffeur zich bij een speciaal hiervoor ontwikkelde zuil – we noemen het ook wel onze kiosk – aanmelden. Deze kiosk is uitgerust in tien verschillende talen."
Chauffeur krijgt vrijgave om te gaan laden
Hier moet de chauffeur zijn referentie en kenteken invoeren; een unieke combinatie. Wij checken vervolgens het kentekenbewijs, kentekens en andere papieren. Wanneer alles goed is, krijgt de chauffeur een vrijgave om te gaan laden. Na het laden moet de chauffeur zich bij de kiosk afmelden en ontvangt-ie zijn vrachtpapieren. "Hierdoor is ook direct alle relevantie informatie gedocumenteerd in ons systeem.”
Als het kenteken niet klopt, blokkeert het computersysteem
Als bij het aanmeldproces blijkt dat het kenteken van de vrachtwagen niet overeenkomt met het eerder doorgegeven kenteken, dan wordt het computersysteem direct geblokkeerd. “Deze blokkade kan alleen worden opgeheven door de transporteur die wij hebben gemachtigd”, benadrukt hij. “Op deze manier hebben we enkele veiligheidsmaatregelen in ons proces doorgevoerd en die helpen tot nu toe gelukkig goed.
"We kunnen makkelijker achterhalen waar het mis gaat"
We weten wie de transportopdracht heeft gekregen, wie er komt laden en wie er mee weg rijdt. Mocht het onverhoopt toch verkeerd aflopen met de vracht dan kunnen we nu ook makkelijker achterhalen waar het in de keten mis is gegaan en wie ervoor verantwoordelijk is.”
Soms iets meer tijd kwijt om te laden
Martijn erkent dat chauffeurs door de nieuwe werkwijze soms wat meer tijd kwijt zijn om hun vrachtwagen te laden. “De extra checks kunnen het hele proces wat lastiger maken. Voor de chauffeur kan het vervelend zijn als het systeem vastloopt wanneer bijvoorbeeld per ongeluk een verkeerde letter is ingevoerd voor het kenteken. Of als er vanuit de transporteur een verkeerd kenteken is gecommuniceerd.
"Als alles goed staat, loop je er zo doorheen"
"Maar als alles goed staat, loop je er zo doorheen. Het werkt hartstikke makkelijk.” VDH heeft de nieuwe werkwijze binnen enkele maanden geïntegreerd en uitgerold. “We voelden de druk van de ladingdiefstallen en wilden geen tijd verliezen.” De veranderende processen zijn bedrijfsbreed ingevoerd, dus niet enkel bij warehouses voor zonnepanelen.
Altijd bezig met verbeteringen
“Voor de locaties waar zonnepanelen zijn opgeslagen, hebben we ons specifiek gericht op het verbeteren van de veiligheid. Verder zien we de komst van de kiosk ook als een mooi hulpmiddel om ons documentenbeheer op orde te hebben.” VDH is continu bezig om de kiosk verder te ontwikkelen. “Dat proces staat nooit stil, het wordt steeds verder uitgebreid en verbeterd. Inmiddels is het voor onze medewerkers ook een goed geïntegreerd proces. Ik ben er trots op dat we dit in relatief korte tijd voor elkaar hebben gekregen.”
TVM Award Innovatie 2024
Dankzij de succesvolle invoering van de veiligheidsprotocollen won VDH afgelopen najaar de TVM Award Innovatie. “Heel onverwacht, maar echt een mooie erkenning voor ons werk”, vindt Martijn. De ondernemer beleeft in 2025 een mooie mijlpaal aangezien hij dan twintig jaar aan het roer staat van zijn bedrijf. Een bijzonder gegeven aangezien hij pas 38 jaar is; zijn levensverhaal leest als een jongensboek.
